Как сделать диаграмму Ганта в Excel: полное руководство для начинающих и профи
Диаграмма Ганта — это стандарт де-факто для визуализации планов проектов. Она показывает задачи, их длительность, последовательность и пересечения. Многие думают, что для Ганта нужен MS Project или дорогие онлайн-сервисы. На самом деле Эксель позволяет построить диаграмму Ганта за 20 минут без программирования.
Напишите свой вопрос
Отвечу оперативно на Ваши вопросы, оставьте удобный способ связи с Вами
Основные задачи, которые решает диаграмма Ганта в Excel: наглядно увидеть перегрузку ресурсов (когда один человек участвует в нескольких задачах одновременно), обнаружить простои и критические пути, донести план до заказчика или руководства без лишних слов, а также отслеживать факт выполнения, если добавить дату завершения.
Перед тем как строить диаграмму Ганта, подготовьте таблицу с минимум четырьмя столбцами: название задачи, дата начала, длительность и дата окончания.
В столбце с датами начала укажите формат ДД.ММ.ГГГГ или добавьте время, если нужна точность до часов. В столбце длительности используйте одинаковую единицу измерения для всех задач: дни, часы или недели. Столбец даты окончания лучше не заполнять вручную, а рассчитать формулой: дата начала плюс длительность. Так при изменении одного значения всё пересчитается автоматически.
В столбце с датами начала укажите формат ДД.ММ.ГГГГ или добавьте время, если нужна точность до часов. В столбце длительности используйте одинаковую единицу измерения для всех задач: дни, часы или недели. Столбец даты окончания лучше не заполнять вручную, а рассчитать формулой: дата начала плюс длительность. Так при изменении одного значения всё пересчитается автоматически.
Простой пример для начала. Задача первая — «Анализ требований» начинается 1 июня и длится 3 дня. Задача вторая — «Прототип таблицы» стартует 4 июня на 5 дней. Третья — «Программирование VBA» с 9 июня на 10 дней. Четвёртая — «Тестирование» с 19 июня на 4 дня.
Важный совет: используйте ссылки на ячейки, чтобы при изменении даты начала или длительности дата окончания пересчитывалась автоматически. Формула при этом учитывает, что первый день уже включён в длительность.
Важный совет: используйте ссылки на ячейки, чтобы при изменении даты начала или длительности дата окончания пересчитывалась автоматически. Формула при этом учитывает, что первый день уже включён в длительность.
Что такое диаграмма Ганта?
Какие данные нужны для построения
Пример исходных данных для построения диаграммы Ганта
Пошаговая инструкция: как построить диаграмму Ганта в Excel
Как добавить сегодняшнюю линию (вертикальную черту)?
Шаг 1. Вставьте линейчатую диаграмму с накоплением
Выделите диапазон с датами начала и длительностями — это два столбца. Перейдите на вкладку «Вставка», выберите раздел «Гистограмма» и найдите там тип «Линейчатая с накоплением». Excel создаст заготовку, но пока это ещё не Гант.
Шаг 2. Добавьте даты начала как невидимый ряд
Кликните правой кнопкой мыши по диаграмме и выберите «Выбрать данные». Нажмите «Добавить» для создания нового ряда. Назовите его «Дата начала» — в дальнейшем он станет невидимым. В качестве значений выделите ваш столбец с датами начала. Теперь на диаграмме два ряда: синий (дата начала) и оранжевый (длительность).
Шаг 3. Сделайте первый ряд невидимым
Кликните по любому синему столбцу — это как раз ряд «Дата начала». Откройте «Формат ряда данных». В разделе «Заливка» выберите «Нет заливки». Там же в разделе «Граница» выберите «Нет линии». Синие столбцы исчезнут, останутся только оранжевые полосы длительности.
Шаг 4. Переверните порядок задач
Обратите внимание: ваша первая задача по плану должна быть сверху, но Excel по умолчанию ставит её вниз. Кликните правой кнопкой по вертикальной оси — там, где написаны названия задач. Выберите «Формат оси» и поставьте галочку «Обратный порядок категорий». Теперь задачи выстроятся сверху вниз так же, как в вашей исходной таблице.
Шаг 5. Настройте временную шкалу
Кликните по горизонтальной оси — это шкала с датами. Откройте «Формат оси». В разделе «Параметры оси» вам нужно задать границы вручную. Установите минимум — самую раннюю дату вашего проекта в числовом формате (например, 1 июня превращается в число 45809). Максимум — дату окончания последней задачи плюс небольшой запас. Также настройте основное деление: попробуйте 2 дня или 7 дней для недельной шкалы.
Шаг 6. Оформите как диаграмму Ганта
Добавьте названия осей: по вертикали — «Задачи», по горизонтали — «Дни». Поменяйте цвет полос длительности на насыщенный синий или любой другой на ваш вкус. Легенду можно убрать — сейчас она не нужна. При желании добавьте подписи данных, чтобы значения длительности отображались прямо на полосах.
Выделите диапазон с датами начала и длительностями — это два столбца. Перейдите на вкладку «Вставка», выберите раздел «Гистограмма» и найдите там тип «Линейчатая с накоплением». Excel создаст заготовку, но пока это ещё не Гант.
Шаг 2. Добавьте даты начала как невидимый ряд
Кликните правой кнопкой мыши по диаграмме и выберите «Выбрать данные». Нажмите «Добавить» для создания нового ряда. Назовите его «Дата начала» — в дальнейшем он станет невидимым. В качестве значений выделите ваш столбец с датами начала. Теперь на диаграмме два ряда: синий (дата начала) и оранжевый (длительность).
Шаг 3. Сделайте первый ряд невидимым
Кликните по любому синему столбцу — это как раз ряд «Дата начала». Откройте «Формат ряда данных». В разделе «Заливка» выберите «Нет заливки». Там же в разделе «Граница» выберите «Нет линии». Синие столбцы исчезнут, останутся только оранжевые полосы длительности.
Шаг 4. Переверните порядок задач
Обратите внимание: ваша первая задача по плану должна быть сверху, но Excel по умолчанию ставит её вниз. Кликните правой кнопкой по вертикальной оси — там, где написаны названия задач. Выберите «Формат оси» и поставьте галочку «Обратный порядок категорий». Теперь задачи выстроятся сверху вниз так же, как в вашей исходной таблице.
Шаг 5. Настройте временную шкалу
Кликните по горизонтальной оси — это шкала с датами. Откройте «Формат оси». В разделе «Параметры оси» вам нужно задать границы вручную. Установите минимум — самую раннюю дату вашего проекта в числовом формате (например, 1 июня превращается в число 45809). Максимум — дату окончания последней задачи плюс небольшой запас. Также настройте основное деление: попробуйте 2 дня или 7 дней для недельной шкалы.
Шаг 6. Оформите как диаграмму Ганта
Добавьте названия осей: по вертикали — «Задачи», по горизонтали — «Дни». Поменяйте цвет полос длительности на насыщенный синий или любой другой на ваш вкус. Легенду можно убрать — сейчас она не нужна. При желании добавьте подписи данных, чтобы значения длительности отображались прямо на полосах.
В хороших диаграммах Ганта часто есть вертикальная линия «сегодня». Она помогает сразу увидеть, какие задачи уже должны быть закончены, какие выполняются, а какие ещё не начались.
Этот приём требует чуть больше усилий. Вам нужно добавить в таблицу отдельную ячейку с формулой «сегодня». Затем добавить на диаграмму новый ряд с одной единственной точкой — этой датой. Для нового ряда настроить вертикальные планки погрешностей с большим значением, например 100 процентов, а саму точку сделать невидимой. В итоге останется только вертикальная линия, пересекающая диаграмму в сегодняшней дате.
Этот шаг необязательный, но он сильно повышает наглядность отчёта для руководителя.
Этот приём требует чуть больше усилий. Вам нужно добавить в таблицу отдельную ячейку с формулой «сегодня». Затем добавить на диаграмму новый ряд с одной единственной точкой — этой датой. Для нового ряда настроить вертикальные планки погрешностей с большим значением, например 100 процентов, а саму точку сделать невидимой. В итоге останется только вертикальная линия, пересекающая диаграмму в сегодняшней дате.
Этот шаг необязательный, но он сильно повышает наглядность отчёта для руководителя.
Сравнение способов: макросы vs условное форматирование vs готовая диаграмма
Диаграмму Ганта в Excel можно сделать тремя основными способами.
Первый способ — встроенная линейчатая диаграмма, который мы описали выше. Он даёт интерактивность, масштабирование и не требует макросов. Минус: сложно добавить связи между задачами типа «начало после окончания предыдущей».
Второй способ — условное форматирование. Он очень простой, его можно сделать буквально за две минуты. Но он не динамичен при изменении дат, и в нём нормальной шкалы времени.
Третий способ — макросы VBA. Он даёт полную автоматизацию, поддержку связей между задачами, вехи и многое другое. Однако требует программиста, а файл нужно сохранять в формате с поддержкой макросов.
Мой совет: для большинства малых и средних проектов до 50 задач вполне достаточно первого способа с линейчатой диаграммой. Если у вас сложный проект с зависимостями, лучше заказать автоматизацию на VBA.
Первый способ — встроенная линейчатая диаграмма, который мы описали выше. Он даёт интерактивность, масштабирование и не требует макросов. Минус: сложно добавить связи между задачами типа «начало после окончания предыдущей».
Второй способ — условное форматирование. Он очень простой, его можно сделать буквально за две минуты. Но он не динамичен при изменении дат, и в нём нормальной шкалы времени.
Третий способ — макросы VBA. Он даёт полную автоматизацию, поддержку связей между задачами, вехи и многое другое. Однако требует программиста, а файл нужно сохранять в формате с поддержкой макросов.
Мой совет: для большинства малых и средних проектов до 50 задач вполне достаточно первого способа с линейчатой диаграммой. Если у вас сложный проект с зависимостями, лучше заказать автоматизацию на VBA.
Посетите мой телеграм канал!
Посетите мой канал в телеграм, в нем, Правда, много полезного! К каналу прикреплен чат, в котором можно написать свой вопрос по таблицам.
Разработка и ведение таблиц в Excel и Гугл таблицах
Самозанятый - Абдуллина Индира Ринатовна, ИНН 025700449805, дата постановки на учёт, в качестве налогоплательщика 12.11.2021
Email для документов: damir.abdullin248@gmail.com, Telegram - https://t.me/mmsenyy27
Email для документов: damir.abdullin248@gmail.com, Telegram - https://t.me/mmsenyy27
